Mastertools GmbH - IT-Architekten, IT-Service, Cloud-Services

Blog

Main Image

Rechnungen per E-Mail?

Immer mehr Anbieter versenden Rechnungen als PDF Files in E-Mails. Auch wir bieten neu diese Möglichkeit an...

 

Was sind die Vorteile von Rechnungen per E-Mail?

Beim Einsatz von modernen Programmen zur Auftragsabwicklung gibt es meistens die Möglichkeit, Rechnungen statt zu drucken als PDF File abzuspeichern. Diese PDF Files können dann per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Das Erstellen einer Rechnung für den PDF-Versand stellt somit meistens kein zusätzlicher Aufwand dar. Viele Programme übernehmen sogar das Erstellen des E-Mails und den Versand des E-Mails - hier kann in der Administration richtig Zeit gespart werden!

 

Herkömmliche Papier-Rechnungen müssen nach dem Ausdrucken ja zuerst noch gefalten, verpackt und Frankiert werden. Bei KMU Firmen ist es auch nicht unüblich, dass jemand die Briefe dann noch zur Post bringen muss. Das E-Mail ist hier viel weniger aufwändig und kommt erst noch Tage schneller an.

 

Ein weiterer Vorteil sind die Kosten für den Versand. Jeder Brief verursacht nebst den reinen Portogebühren weitere Kosten für das Couvert (meist noch bedruckt), das Papier, den Toner bzw. die Tinte, Amortisation/Erneuerung der nötigen Drucker usw.). Hier ist das E-Mail ebenfalls im Vorteil, Sie bezahlen ja pro Jahr für das Hosting, egal ob nun ein paar E-Mails mehr verschickt werden. 

Wie steht es mit dem Gesetzt in der Schweiz?

Damit Rechnungen im B2B Bereich gültig sind, müssen diese nebst den im MWST Gesetzt festgelegten Inhalten zusätzlich noch weiteren Anforderungen genügen, wenn diese elektronisch versendet werden (siehe Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen).

 

Damit unsere Rechnungen gültig sind, signieren wir alle ausgehenden E-Mails, die Dokumente aus unserem ERP System enthalten (Rechnungen, Offerten usw.), mit der digitalen Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person. 

Fälschungssicher durch die digitale Signatur

Wie ein signiertes E-Mail aussieht sehen Sie im folgenden Screenshot:

gültige digitale Signatur

 

Wird das E-Mail auf dem Transportweg oder nachträglich auf dem Server manipuliert, zeigt das E-Mail Programm den "Betrugsversuch" an:

veränderter Inhalt - digitale Signatur ist ungültig!

 

Sollten Sie jemals solch ein E-Mail erhalten, kontaktieren Sie den Absenden und bitten Sie um eine neue Kopie der Nachricht.

 

Für unsere Kunden:

Rechnungen per E-MailTeilen Sie uns Ihre E-Mail Adresse mit, damit Sie ebenfalls von der elektronischen Übermittlung unserer Rechnung profitieren können.

 

Kommentare