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Outlook: Gemeinsame Postfächer

Gemeinsame Postfächer ist für die meisten Firmen eine Herausforderung.

 

Zum einen sollen - oder müssen - mehrere Personen Zugriff auf die "allgemein" E-Mail Adresse haben, gleichzeitig muss aber gewährleistet sein, dass z.B. eine Kundenanfrage nicht von zwei verschiedenen Personen beantwortet wird.

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Vorüberlegungen

Wie so oft, sollte man sich vor dem Konfigurieren des Mail-Servers einige Gedanken machen:

  • Wer soll die E-Mail auf dem gemeinsamen Konto lesen können?
  • Wer beantwortet welches Mail
  • Wie sehen die anderen, ob oder was geschrieben worden ist
  • Soll das Konto auch zum Senden von Nachrichten verwendet werden können

Arten von gemeinsamen Postfächern

Die Tabelle zeigt die verschiedenen  Möglichkeiten und deren Vor- und Nachteile:

MöglichkeitImplementationEigenschaften (Vor- und Nachteile)
Verzögertes Löschen Ein normales Postfach wird bei allen Clients so eingerichtet, dass die (über POP3) heruntergeladenen E-Mails erst nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden
  • Kann einfach eingerichtet werden
  • Kann auch für Senden benutzt werden
  • Teilnehmer sehen weder den Status noch die Antworten der anderen Teilnehmer
Web-Mail Ein normales Postfach wird nur über ein Web-Mail Client von mehreren Personen bearbeitet
  • Status der der E-Mail (neu, gelesen, beantwortet usw.) für alle gemeinsam sichtbar
  • Benötigt keinerlei Konfigurationsarbeit
  • Kann auch für Senden benutzt werden
  • Gesendete Nachrichten automatisch für alle sichtbar
  • Kann eher nicht zur "Archivierung" benutzt werden, da das Postfach irgendwann voll sein könnte
Verteilerliste Auf dem Mailserver wird eine Verteilliste erstellt. Jeder Teilnehmer im Verteiler erhält eine Kopie der eingehenden Nachrichten
  • Teilnehmer sehen weder den Status noch die Antworten der anderen Teilnehmer
  • Kann nicht zum Senden benutzt werden
IMAP Konto Mehrere Clients verbinden sich per IMAP auf das Server-Postfach
  • Status der der E-Mail (neu, gelesen, beantwortet usw.) für alle gemeinsam sichtbar
  • Kann auch für Senden benutzt werden
  • Gesendete Nachrichten werden standardmässig in Persönlichem Ordner gespeichert - kann aber angepasst werden
  • Kann eher nicht zur "Archivierung" benutzt werden, da das Postfach irgendwann voll sein könnte
Gemeinsames Exchange Postfach Einem Exchange Postfach werden zusätzliche Benutzer als Berechtigt hinzugefügt. Im Outlook wird dann entweder "Zusätzliches Postfach öffnen" konfiguriert. Ab Outlook 2010 können auch mehrere verschiedene Exchange Server konfiguriert werden
  • Status der der E-Mail (neu, gelesen, beantwortet usw.) für alle gemeinsam sichtbar
  • Sichere Zugriffsverteilung
  • Kann auch für Senden benutzt werden (wenn "Senden als" Berechtigung gewährt wurde)
  • Hoher Aufwand für das Einrichten
  • Gesendete Mails werden immer beim jeweiligen Absender im Persönlichen Ordner gespeichert

Die Outlook Datendatei (.pst File) auf einen Share (Gemeinsamer Ordner) zu legen und somit für mehrere Benutzer zugänglich zu machen funktioniert übrigens nicht - die Datei kann immer nur von einem Outlook geöffnet werden!

Fazit:

Wenn von Anfang an klar ist, für was Gemeinsame Postfächer beöntigt werden, kann die optimale Lösung gefunden werden. Und wie häuffig im Informatik-Umfeld: was heute gilt, kann morgen schon veraltet sein. Scheuen Sie sich nicht davor, ein gewählter Weg auch wieder zu verlassen!

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